大会運営の注意点

振り返ってみると、いままでに当日コミ2回、Tab9回（？）、Media2回、VTD1回、AC5回、Photographer1回くらい大会運営にかかわってきたことに気づきました。コミュニティへの貢献という意味ではもう十分だろうと思うし、あまりこれ以上やるつもりはないのですが、得た暗黙知をいくらか書いて残すことは務めだろうと思い、思いつくことから書いてみます。なおこれは将来のために残すことが目的であって、過去の失敗の教訓を含んでいることはあっても、それを非難することは意図していません。次回があるのかはわかりませんが、今回は大会運営全般でありがちなミスについて書きます。

1. 名前の間違い

人の名前は手動で入力しなおすべきではありません。打ち直すときっとどこかで間違いが生じます。レジストレーションフォームで入力されたデータをそのままコピー＆ペーストしてTabにも、スライドにも、あるいは賞状を書くときにも用いるべきです。

ただ、やっかいなのはレジストレーションフォームに入力される名前がしばしば間違っていることです。特にこれが生じやすいのは、登録を行う現役生と、登録される参加者が遠いとき、たとえば二年生の渉外担当がほとんど面識のない卒業生をジャッジとして登録するときなどです。可能な限り運営側でも目を通し、間違っていそうな名前は問い合わせることができると望ましいもののなかなか難しいでしょう。とはいえ、登録段階で間違っていたものは運営側の責任ではないですから、まずは少なくとも打ち込みによるミスだけは撲滅しましょう。

2. 同率の表彰漏れ

スピーカー、ジャッジ、あるいはブレイク制でない大会ならチームの上位者の表彰などで、たとえば10位まで表彰するとき、同率10位が複数いるときに表彰漏れがよく生じます。excelで並べてみていて、単に上位10件だけを取ってきてしまうことによるものです。くれぐれも気をつけましょう。

追記：注意しろと書いておきながら先日自分でもやらかしたので反省です。ジャッジブレイクを点数順で一定人数取ってくるときも同様の注意が必要です。特にジャッジブレイクは予選の終わったときに処理し、翌朝、あるいは早ければその夜のブレイクナイトで案内しなければならず落ち着いて見直す余裕がないので、注意力が切れていることが多いので、タブだけでなくACなどを含め複数人で確認するようにしましょう。また、スピーカーランキングなど本選の終わりに開示すれば間に合うものについても複数人での確認とともに、頭を冷やしてからの再確認をしましょう。

3. トーナメントの組み方の間違い

ブレイク制度のある大会ではここにきわめて慎重になる必要があります。本当に取り返しのつかないミスになってしまうので、念には念を入れて確認しましょう。

4. スライドのサムネイルによるネタばれ

PowerPointなどでスライドを流すとき、左側のサムネイル表示でその先で何が出るのかがばれてしまうことがよくあります。モーションや勝敗、あるいは表彰の際など、くれぐれもうかつに見せないようにしましょう。一般論として、確実に見せる準備ができた場面以外ではスクリーンに投影すべきではありません。接続して映し出したまま「どのファイルだったかな……」と探すようなのは最悪です。

5. スライドの操作ミスによるネタばれ

上と類似です。スライドを何枚進んだら結果が表示されるのかなど、きちんと認識しないでポンポンと進めた結果としてまだ見せてはいけないものが見えてしまう事故がよく生じます。単に気をつけて扱うというのはもちろんですが、スクリーンに映す前に一度通しでスライドショーを流してみて確認するようにしましょう。また、操作する人は一人だけ（ないしは確実に内容を把握している人だけ）に限定するべきです。よくわからないのに横から手を出して操作するとだいたい事故を起こします。

6. ビデオを流そうとしたら音が出ない

このトラブルは本当に多い！ 朝のうちにあらかじめ当たり障りのないテスト用のもので確認しましょう。教室の機材の操作にも習熟しておきましょう。

また、大会運営側でなく、動画を持ち込んで宣伝する場合でも注意が必要です。この場合は複数の代替手段を用意することを意識しましょう。自分のPCを持ち込むのは第一ですが、接続できるか、また接続できてもうまく再生できるかはわかりません。そのためUSBメモリなどでデータも持ち歩いておくべきです。しかしこれも再生するPCによってコーデック（ここでは説明しません）の都合などでうまくいかないことがあります。また、youtubeなどにアップロードしておくのもきわめて有用な方法ですが、必ずしもネットにつなげられる保障はありません（特に海外）。ですので、確実に再生するためには複数の手段を用意しておくことが肝要です。